U bent hier

Terugblik op miniconferentie Nieuwe Normenkaders voor Bedrijfsinformatie

22 februari 2016

“Goed om op de hoogte te zijn van de laatste ontwikkelingen” en “Fijn dat onze wensen worden meegenomen in het nieuwe project”. Dit waren 2 van de vele opmerkingen die op 3 februari op de miniconferentie over Nieuwe Normenkaders voor Bedrijfsinformatie werden gemaakt. De conferentie werd door het Netwerk voor Bedrijfsmatig Archiveren (NVBA) samen met programma Archief 2020 en het Platform voor de Informatiesamenleving (ECP) georganiseerd als ‘kick off’ van het nieuwe project Bewaartermijnen voor Bedrijfsinformatie. Ruim 30 deelnemers uit het  bedrijfsleven en maatschappelijke organisaties kwamen bijeen in Woerden om te praten over de laatste ontwikkelingen , de scope en de beoogde resultaten van dit project.

Halen en brengen

Een bijeenkomst van “Halen en Brengen” zoals de voorzitter het aan het begin van de conferentie uitlegde.  Met informatie over  het normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (DUTO), de herziening van Bewaren en Bewijzen en natuurlijk over de opzet en van het nieuwe project Bewaartermijnen voor Bedrijfsinformatie. De deelnemers werd gevraagd om hun vragen, best practices, problemen en oplossingsrichtingen in te brengen en zo sturing te geven aan de verschillende projecten en gewenste resultaten. Een oproep waar de aanwezigen flink gehoor aan gaven.

Behoefte aan kennisdeling

Duidelijk werd dat er een grote behoefte is aan het delen van kennis en ervaringen rondom het waarderen, selecteren beheren en vernietigen van bedrijfsinformatie. Een nieuwe versie van de Bewaartermijnen voor Bedrijfsinformatie zou zich zeker niet moeten beperken tot een opsomming van bewaartermijnen in wet- en regelgeving, door sommigen wel het ‘bedrijfscorvee’ genoemd. Ook andere motieven, zoals de economische waarde van informatie, risicomanagement en ethisch handelen, werden genoemd als belangrijke overwegingen voor het bewaren en vernietigen van informatie. Daarbij mag de vraag ‘hoe organiseer je waardering, selectie en vernietiging van bedrijfsinformatie dan goed?’ in dit project zeker niet vergeten worden.    

Kritische kanttekeningen en positieve raadgevingen

De deelnemers keken ook kritisch naar de projectopzet en de beoogde resultaten. En kwamen met een flink aantal suggesties. Waarom wordt de herziening van Bewaren en Bewijzen van het ECP en van Bewaartermijnen van het NVBA niet gezamenlijk opgepakt? Werk niet alleen aan 2 nieuwe publicaties, maar zorg er vooral voor dat de publicaties de komende jaren actueel blijven. Aan verouderde informatie heeft niemand iets. Denk vooral ook aan het creëren van bewustwording, met name bij de directies van bedrijven. En maak een publicatie die niet te filosofisch is, we hebben vooral behoefte aan duidelijke handvatten.

Van kick-off naar nieuwe publicatie

De komende periode wordt het projectplan van het project Bewaartermijnen verder aangevuld met de suggesties, vragen en opmerkingen van de deelnemers. Naar verwachting is in november een eerste versie van de nieuwe Bewaartermijnen voor Bedrijfsinformatie online beschikbaar. Hou de websites van Archief 2020, het NVBA en het ECP in de gaten voor volgende bijeenkomsten.